Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland: Rechnungen zwischen Unternehmen müssen grundsätzlich in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden können – etwa als ZUGFeRD oder XRechnung.

Wichtig für die Praxis:

• PDF-Rechnungen allein reichen nicht mehr.
• Strukturierte Daten stehen im Mittelpunkt (XML).
• Für den Rechnungsausgang gibt es Übergangsfristen – aber sie enden.

Für Immobilienverwaltungen heißt das:

Nicht nur Lieferantenrechnungen, sondern auch Mietrechnungen, Nebenkosten und Umsatzmieten sind betroffen – sobald der Mieter ein Unternehmen ist.

Warum SAP RE-FX ein besonderer E-Rechnungs-Fall ist

SAP RE-FX bildet kaufmännisches Immobilienmanagement sehr strukturiert ab:

• Objekte, Verträge, Mieteinheiten
• periodische Abrechnungen
• hohe Belegvolumina
• wiederkehrende Prozesse

Genau das macht E-Rechnungen gleichzeitig sinnvoll und anspruchsvoll:

Typische Herausforderungen in der Praxis

• automatische Zuordnung von Rechnungen zu Objekt / Vertrag
• Massenerzeugung von Rechnungen im Rechnungsausgang
• unterschiedliche Anforderungen von Mietern (ZUGFeRD vs. XRechnung)
• revisionssichere Ablage & Nachvollziehbarkeit

Die gute Nachricht:
Man muss SAP RE-FX nicht umbauen, um E-Rechnungen sauber abzubilden.

Schritt 1: Rechnungseingang – E-Rechnungen empfangen & verstehen

Der erste, oft gewählte Einstieg ist der Rechnungseingang.

Hier geht es darum:

• strukturierte Rechnungen (ZUGFeRD / XRechnung) automatisch zu empfangen
• relevante Daten auszulesen
• und sie SAP-konform weiterzuverarbeiten

Typische Anforderungen im Rechnungseingang

• E-Mail- oder Portal-Eingang
• automatische Extraktion der Rechnungsdaten
• Übergabe an SAP (z. B. FI, CO, MM)
• saubere Nachvollziehbarkeit für Prüfung & Archiv

👉 CICS (SmartDocsService) setzt genau hier an:
Über eine REST-API werden E-Rechnungen angenommen, strukturiert ausgelesen und SAP-tauglich bereitgestellt – ohne Medienbruch.

Ergebnis:
Weniger manuelle Erfassung, weniger Fehler, schnellerer Durchlauf.

Schritt 2: Rechnungsausgang – der oft unterschätzte Teil

Spätestens beim Rechnungsausgang wird klar, warum „nur empfangen können“ nicht reicht.

Für B2B-Vermieter betrifft das u. a.:

• monatliche Mietrechnungen
• Nebenkosten
• Umsatzmieten
• Korrekturen

Viele Unternehmen fragen sich:

Müssen wir jetzt unsere komplette Rechnungslogik in SAP umbauen?

Die Antwort lautet: Nein.

Der pragmatische Ansatz

• Rechnungen werden weiterhin wie gewohnt in SAP RE-FX erzeugt
• anschließend werden sie automatisch in ein E-Rechnungsformat konvertiert

👉 Genau dafür ist CBCS (SmartDocsService) gedacht:

• Umwandlung bestehender Rechnungen in ZUGFeRD oder XRechnung
• Pay-per-Use-Modell
• kein tiefgreifender Eingriff in RE-FX-Prozesse

Rechnungseingang & -ausgang zusammen gedacht – der empfohlene Fahrplan

Unternehmen, die Inbound und Outbound gemeinsam planen, vermeiden:

• doppelte Projekte
• spätere Umstellungen unter Zeitdruck
• unnötige Zusatzkosten

Praxis-Checkliste: Ist Ihre RE-FX-Organisation E-Rechnungs-ready?

✔ Können Sie ZUGFeRD & XRechnung empfangen?
✔ Werden strukturierte Daten automatisiert verarbeitet?
✔ Können Miet- und NK-Rechnungen als E-Rechnung ausgegeben werden?
✔ Sind unterschiedliche Mieteranforderungen abbildbar?
✔ Gibt es eine skalierbare Lösung für steigende Belegzahlen?

Wenn Sie mehr als zwei Punkte mit „Nein“ beantworten, lohnt sich ein strukturierter Blick auf das Thema.

Häufige Fragen aus der Praxis (FAQ)

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung muss strukturierte, maschinenlesbare Daten enthalten (z. B. XML).

ZUGFeRD oder XRechnung – was ist besser?
Beide Formate sind zulässig. ZUGFeRD ist im B2B-Umfeld oft praxisnäher, XRechnung wird häufig von öffentlichen Auftraggebern verlangt.

Muss SAP RE-FX technisch angepasst werden?
Nein. Mit einer angebundenen Konvertierungs- und Empfangslösung lässt sich die Pflicht ohne Umbau erfüllen.

Zusammengefasst: Jetzt richtig aufsetzen statt später nachbessern

Für B2B-Vermieter mit SAP RE-FX ist die E-Rechnung kein reines Compliance-Thema, sondern eine Chance:

• Prozesse zu vereinfachen
• Fehlerquoten zu senken
• und zukünftige Anforderungen stressfrei abzudecken

Der entscheidende Punkt ist, Rechnungseingang und Rechnungsausgang gemeinsam zu betrachten – und auf Lösungen zu setzen, die sich in bestehende SAP-Landschaften einfügen.

👉 CICS und CBCS ermöglichen genau das:
E-Rechnung in SAP RE-FX – pragmatisch, skalierbar und ohne Großprojekt.