Berlin, 30.09.–01.10.2025 – Auf dem Jahreskongress „Immobilien- und Facility Management mit SAP“ von TAC Insights haben wir gemeinsam mit Hieronymus Deutsch (Clearlea.se) unsere gemeinsame Automatisierungslösung für die Bearbeitung eingehender Kündigungen in SAP RE-FX präsentiert – live auf der Bühne. Das Publikum: Fachlich stark, kritisch – und genau deshalb freut uns das sehr positive Feedback umso mehr.

 

Wie wir zueinander gefunden haben: ZIA-Innovationsradar verbindet

Sowohl REexpect als auch Clearlea.se sind im Umfeld des ZIA-Innovationsradars sichtbar – REexpect bereits 2022 mit der SmartDocs Suite, Clearlea.se als aktiver Player im ZIA-Kosmos. Über diese Plattformen und Netzwerke sind wir in Kontakt gekommen und haben die Kooperation gestartet.

 

Worum ging’s in der Live-Demo?

In der Demo haben wir gezeigt, wie eingehende Kündigungsschreiben (E-Mail/PDF/Scan) automatisiert:

1. erkannt, 2) inhaltlich verstanden, 3) mit Vertragsdaten im SAP RE-FX abgeglichen und 4) prozesssicher weiterverarbeitet werden – inklusive der korrekten Folgekorrespondenz (Eingangsbestätigung, Rückfragen, Fristenkommunikation) direkt aus SAP. Die Demo knüpfte an das Ziel des Kongresses an: KI sinnvoll in Prozesse integrieren – nicht als Showeffekt, sondern als belastbaren End-to-End-Prozess.

 

Warum Clearlea.se KI + SmartDocs so gut zusammenpassen

1) Präzise Datenerfassung aus Dokumenten

Clearlea.se liest immobilienbezogene Dokumente – von Mietverträgen bis Rechnungen – automatisch aus, strukturiert die Inhalte portfolioweit und macht sie per Klick direkt an der richtigen Textstelle im Originaldokument nachvollziehbar. Genau diese Stärke brauchen Kündigungsprozesse: Kündigungsfristen, Formvorschriften, Sonderkündigungsrechte, Übergabetermine oder Nachträge werden verlässlich identifiziert und als Datenpunkte bereitgestellt.

2) Governance & Nachvollziehbarkeit in SAP

SmartDocs von REexpect sorgt in SAP RE-FX für die transparente, historisierte Korrespondenzabwicklung (z. B. Avisen, Mahnungen, Bestätigungen) – Dokumente werden intelligent verknüpft, zentral monitorbar und revisionssicher. Damit wird jede aus der KI-Erkennung abgeleitete Entscheidung auditierbar – ein Muss für Fachbereiche und Revision.

3) End-to-End statt Insellösung

Gemeinsam entsteht ein durchgängiger Prozess:
Clearlea.se → extrahiert und validiert Kündigungs-/Vertragsdaten
SmartDocs → stößt standardisierte, versionssichere Ausgangskorrespondenz in SAP RE-FX an (Bestätigung, Rückfragen, Checklisten), dokumentiert und verlinkt alles im Vorgang. Ergebnis: Weniger manuelle Arbeit, kürzere Durchlaufzeiten, höhere Datenqualität.

4) Bewährte Qualität – auch anerkannt im Markt

Die SmartDocs Suite wurde bereits im ZIA-Innovationsradar 2022 geführt. Clearlea.se ist im ZIA-Umfeld präsent und adressiert explizit Vertrags- und Dokumentenprozesse in der Immobilienwirtschaft – genau dort, wo Kündigungen sauber und fristgerecht zu managen sind.

 

Technischer Blick: Was passiert im Kündigungsfall?

1. Eingang: Kündigung trifft per E-Mail/Scan ein.
2. KI-Extraktion (Clearlea.se): Automatische Erkennung von Mietobjekt, Vertrags-ID, Kündigungsfrist, Wirksamkeitsdatum, Absender, Begründung, inkl. Verweis auf die konkrete Stelle im Dokument.
3. Abgleich in SAP RE-FX: Validierung gegen Vertragsstammdaten/Anhänge (Nachträge).
4. Automatisierte Korrespondenz (SmartDocs): Generierung und Versand der Eingangsbestätigung sowie – je nach Regelwerk – Rückfragen, Checklisten oder Terminankündigungen, alles historisiert und verlinkt.
5. Monitoring & Audit: Vorgangsübersicht inkl. Datenherkunft, Dokumentverknüpfungen und Versand-Status.

 

Unser Fazit vom Kongress

Die Resonanz auf unsere Live-Demo war eindeutig: KI bringt echten Mehrwert, wenn sie nahtlos mit SAP-Prozessen zusammenspielt und Governance mitdenkt. Genau das liefert die Kombination aus Clearlea.se KI und REexpect SmartDocs.