Wenn die Stammdaten das Fundament von SAP RE-FX sind, dann ist der Immobilienvertrag das Bindeglied, das alles in Bewegung setzt. Er verknüpft Geschäftspartner mit Mietobjekten, trägt die Konditionen und steuert eine ganze Reihe nachgelagerter Prozesse – von der Sollstellung über die Nebenkostenabrechnung bis zur Vorsteuerbehandlung. Dieser Artikel erklärt, was den Immobilienvertrag so zentral macht.

 

Was der Immobilienvertrag verbindet

Der Immobilienvertrag (Transaktion RECN) bringt zusammen, was im Tagesgeschäft zusammengehört: einen oder mehrere Geschäftspartner und ein oder mehrere Mietobjekte. Bemerkenswert ist die Flexibilität – einem Vertrag lassen sich beliebig viele Mietobjekte aus unterschiedlichen Wirtschaftseinheiten, Gebäuden oder sogar Buchungskreisen zuordnen. Erst durch diese Verknüpfung gilt ein Mietobjekt als vermietet.

Die Grundlagen dazu liefern zwei andere Wiki-Artikel: die Stammdatenhierarchie für die Objektseite und der SAP Geschäftspartner in RE-FX für die Partnerseite.

 

Mehr als nur Miete: die Vertragsarten

RE-FX kennt nicht nur den klassischen Mietvertrag. Über den Immobilienvertrag werden verschiedene Vertragstypen abgebildet:

Immobilienverträge vom Typ Vermietung und Anmietung (jeweils z. B. Gewerbe, Wohnung oder intern) bilden das Kerngeschäft. Daneben gibt es allgemeine debitorische Verträge (etwa Serviceverträge mit dem Mieter), allgemeine kreditorische Verträge (etwa Wartungsverträge mit einem Dienstleister), Sachkontenverträge (z. B. zur Bildung von Rückstellungen für Nebenkosten) sowie Kautionsvereinbarungen. Letzteren widmen wir einen eigenen Artikel zur Kautionsverwaltung in RE-FX.

 

Die Konditionen als Motor

Im Zentrum jedes Vertrags stehen die Konditionen – Grundmiete, Nebenkostenvorauszahlung, Stellplatzmiete und weitere. Aus ihnen erzeugt RE-FX den Finanzstrom, also die Vorschau aller künftigen Buchungen. Dieser Finanzstrom ist die Grundlage der periodischen Sollstellung, die aus den geplanten Beträgen echte Forderungen macht.

Den Konditionen lassen sich außerdem Regeln zuordnen, die spätere Prozesse steuern – etwa eine Anpassungsklausel, die festlegt, wie die Miete über Index, Mietspiegel oder Vergleichswohnung angepasst werden darf. Diese Verfahren behandelt der Artikel zur Mietanpassung in RE-FX.

 

Der Vertrag als Prozesssteuerung

Was den Immobilienvertrag besonders mächtig macht: Seine Attribute steuern weit mehr als die reine Miethöhe. Über den Vertrag werden unter anderem gesteuert:

• die Abrechnungsteilnahme an der Nebenkostenabrechnung,
• die Optionssatzermittlung und Vorsteueraufteilung in optierenden Buchungskreisen (siehe Vorsteueraufteilung & Option zur Umsatzsteuer),
• die bilanzielle Bewertung von Verträgen nach IFRS 16, US-GAAP oder HGB (siehe Leasingverträge nach IFRS 16).

Ein sauber konfigurierter Vertrag ist damit der zentrale Hebel, über den die gesamte Folgeverarbeitung gesteuert wird.

 

Status, Laufzeit und Lebenszyklus

Ein Vertrag durchläuft Zustände. Nur aktive Verträge nehmen an der periodischen Buchung teil und dienen als Kontierungsobjekt. Daneben gibt es Status wie die Kontierungssperre (KTSP) oder die Löschvormerkung (LÖVM), die einen Vertrag gezielt von Buchungen ausschließen. Hinzu kommen Laufzeit-, Kündigungs- und Verlängerungsdaten, über die sich der gesamte Lebenszyklus steuern und auswerten lässt.

 

Vom Vertrag zur Mieterkommunikation

So zentral der Vertrag im System ist – nach außen zählt, was beim Mieter ankommt: Korrespondenz, Avise, Abrechnungen. Diese in großer Zahl zu erzeugen, zu versenden und nachzuhalten, ist im Standard aufwendig. Genau hier setzt unsere SmartDocs Suite an – mit einem zentralen Monitor, Statusampel und Belegfluss direkt aus SAP RE-FX.

 

Fazit

Der Immobilienvertrag ist nicht einfach ein Datensatz, sondern die Schaltzentrale von RE-FX: Er verbindet Partner und Objekt, trägt die Konditionen und steuert über seine Attribute Sollstellung, Abrechnung, Vorsteuer und Bewertung. Wer ihn sauber aufsetzt, legt die Grundlage für widerspruchsfreie Folgeprozesse. Wie gut Ihre Vertragsstruktur heute aufgestellt ist, zeigt der RE-FX Reifegrad Self-Check.

 

Häufige Fragen

Mit welcher Transaktion bearbeite ich den Immobilienvertrag? Über RECN. Alternativ ist der Vertrag auch über den RE-Navigator (RE80) erreichbar.

Kann ein Vertrag Mietobjekte aus verschiedenen Wirtschaftseinheiten enthalten? Ja. Einem Immobilienvertrag lassen sich beliebig viele Mietobjekte aus unterschiedlichen Wirtschaftseinheiten, Gebäuden oder Buchungskreisen zuordnen.

Welche Vertragsarten gibt es in RE-FX? Unter anderem Vermietung, Anmietung, allgemeine debitorische und kreditorische Verträge, Sachkontenverträge sowie Kautionsvereinbarungen.