SmartDocs Suite — das Korrespondenz-Cockpit für SAP® RE-FX.

Mieterkorrespondenz, Avise, Mahnungen und E-Rechnung gebündelt aus SAP® heraus. Mit Statusampel, Belegfluss und Neuversand auf Knopfdruck.

Wenn jede Mieteranfrage zum Suchspiel wird.

Zehntausende Korrespondenzen pro Jahr, verteilt auf drei Postfächer und fünf Ablagen. Niemand weiß, ob die Indexanpassung beim Mieter angekommen ist. Die NKA aus 2023 ist irgendwo — aber wo? Und ab 2027 müssen all diese Schreiben auch noch als ZUGFeRD oder XRechnung verschickt werden.

Die SmartDocs Suite ist die Antwort: ein zentraler Monitor in SAP® RE-FX, der jede Korrespondenz erfasst, versendet, dokumentiert und auf Knopfdruck wiederfindet. Ohne Customizing-Großprojekt. Ohne Eingriff in die gewohnten Sachbearbeiter-Workflows.

Kernvorteile

Was die SmartDocs Suite konkret liefert.

Volle Transparenz

Statusampel und Belegfluss zeigen jederzeit, welches Dokument wann wohin verschickt wurde — auch noch Jahre später.

Gebündelter Versand

Mehrere Dokumente eines Vorgangs (NKA + Anschreiben + Rechnung) in einem Rutsch elektronisch oder per Post.

| Neuversand mit 1 Klick | GoBD-konform | | Mieter ruft an, will Beleg von 2023? Selektieren, klicken, fertig. Kein Suchen, kein Drucken, kein Frust. | Lückenlose Dokumentation aller Korrespondenzen — automatisch und revisionssicher. Wirtschaftsprüfer-fest. |

Module

Aufschaltbar nach Bedarf - wie ein Baukasten

Jedes Modul fügt sich nahtlos als Reiter in den zentralen SmartDocs-Monitor ein.

Mieterkorrespondenz

(RE-FX) NKA, Indexanpassung, Anschreiben — gebündelter Versand und automatische Verknüpfung zum Mietvertrag.

Avise & Lastschrift

(FI) Zahlungsavise und Lastschriften direkt mit Beleg und Kreditor verknüpft.

Mahnungen

(FI) Mahnschreiben terminiert oder ad-hoc versenden — elektronisch oder per Post, alles dokumentiert.

Outgoing invoice

(FI Ausgangsrechnungen automatisch per Mail aus SAP® FI heraus. Terminierbar, nachvollziehbar, ZUGFeRD/XRechnung-fähig.

Smart Reports

(FI · RE-FX) Performanceoptimierte Auswertungen über Stamm-, Vertrags- und Prozessdaten. Ohne Excel-Workarounds.

RE-Archiv Export

(RE-FX) Übergreifende Ausgabe NKA-relevanter Belege per Abrechnungs-ID oder Stammdaten.

Use Cases

Drei Rollen, ein Cockpit.

Property & Asset Manager

„Ich verbringe Stunden damit, Mieteranfragen nach alten NKAs zu beantworten.“

Mit SmartDocs: Status jeder Korrespondenz auf einen Blick. Neuversand in unter 30 Sekunden — auch für Belege, die fünf Jahre zurückliegen.

SAP- & IT-Leitung

„Jede neue Anforderung im RE-FX-Customizing wird zum Projekt.“

Mit SmartDocs: AddOn-Architektur direkt in SAP® RE-FX. Standardkonform, ohne tiefe Eingriffe in den Core. In 6 Wochen produktiv.

Kaufmännische Leitung & CFO

„Wie schaffen wir 2027 die E-Rechnungspflicht — ohne ein IT-Großprojekt?“

Mit SmartDocs: ZUGFeRD- und XRechnung-fähig über CBCS, GoBD-konforme Archivierung inklusive. Pay-per-Use statt Lizenz-Vorabinvest.

Im Einsatz bei Vermietern, die täglich tausende Mieteinheiten managen.

und mehr SAP-Spezialisten im Verbund mit Consult-SK

Wochen typische Projektlaufzeit vom Kickoff bis Go-Live

Nahtlos in SAP® integriert. Cloud-ready, wo es Sinn ergibt.

Die SmartDocs Suite läuft als AddOn direkt in Ihrem SAP® RE-FX und FI — die Korrespondenzlogik liegt damit dort, wo Ihre Daten ohnehin sind. Für E-Rechnung kommen die Cloud-Services CICS (Eingang) und CBCS (Ausgang) hinzu, betrieben auf der SAP® Business Technology Platform und per REST-API angebunden. Pay-per-Use abgerechnet.

Häufige Fragen

Wie unterscheidet sich SmartDocs vom SAP®-Standard-Korrespondenzdruck?

Der SAP®-Standard erlaubt nur den Druck einzelner Belege ohne übergreifenden Status oder Belegfluss. SmartDocs bündelt alle Korrespondenzen einer Mieteinheit, hängt automatisch zusammengehörige Belege (z.B. NKA mit Anschreiben) an und dokumentiert Versand und Empfang revisionssicher

Welche SAP®-Versionen werden unterstützt?

SmartDocs läuft auf SAP® ECC ab EhP 6 sowie auf SAP® S/4HANA. Die Cloud-Services CICS und CBCS sind versionsunabhängig per REST-API angebunden.

Wie lange dauert die Einführung?

In der Regel sechs Wochen vom Kickoff bis Go-Live. Die Phasen: Systemanalyse, Bereitstellung mit Customizing, Beratertest, Fachbereichstest, Schulung, Go-Live mit Hypercare.

Erfüllt SmartDocs die E-Rechnungspflicht ab 2027?

Ja. Die Cloud-Services CICS und CBCS wandeln eingehende und ausgehende Rechnungen automatisch in ZUGFeRD und XRechnung um. Validierung und GoBD-konforme Archivierung sind inklusive.

Was kostet SmartDocs?

Wir setzen auf Pay-per-Use ohne Lizenz-Vorabinvest. Die genaue Kostenstruktur richtet sich nach Modul-Auswahl und Korrespondenzvolumen — gerne erstellen wir Ihnen eine Beispielkalkulation.

Müssen unsere Sachbearbeiter eine neue Software lernen?

Nein. SmartDocs erscheint als zusätzlicher Reiter im gewohnten SAP®-Umfeld. Wer NKAs oder Mahnungen bereits in SAP® RE-FX und FI bearbeitet, findet sich sofort zurecht.

Wie sicher sind unsere Daten in den Cloud-Services?

Die Cloud-Services laufen auf der SAP® Business Technology Platform — der gleichen Plattform, die SAP® selbst für seine Kunden betreibt. Datenhaltung im EU-Raum, ISO-27001-zertifiziert, DSGVO-konform.