Die E-Rechnungspflicht ist keine ferne Ankündigung mehr, sondern geltendes Recht mit gestaffeltem Fahrplan. Für Vermieter, die an Unternehmen vermieten, heißt das: Mietrechnungen und Abrechnungen müssen perspektivisch in strukturierten elektronischen Formaten ein- und ausgehen. Dieser Artikel ordnet ein, was eine E-Rechnung ausmacht, welche Fristen gelten und was das für SAP RE-FX bedeutet.

 

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auslesen und verarbeiten lässt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind die beiden maßgeblichen Formate XRechnung (ein reines XML-Format) und ZUGFeRD (ein Hybrid aus PDF und eingebettetem XML). Eine klassische PDF-Rechnung gilt ausdrücklich nichtals E-Rechnung.

Der Fahrplan im Überblick

Die Einführung erfolgt gestaffelt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich empfangen können – das betrifft also bereits heute jeden gewerblichen Vermieter. Die Pflicht zum Versand folgt zeitversetzt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit höherem Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 dann flächendeckend für alle. Eine ausführliche Einordnung speziell für Vermieter finden Sie in unserem Beitrag What does the e-invoicing obligation mean in concrete terms for B2B landlords?.

Warum das Immobilienverwaltungen besonders betrifft

Vermieter sind gleich von zwei Seiten betroffen. Auf der Eingangsseite treffen Rechnungen von Dienstleistern und Lieferanten zunehmend als E-Rechnung ein und müssen verarbeitet, geprüft und archiviert werden. Auf der Ausgangsseite sind Mietrechnungen und Abrechnungen an gewerbliche Mieter künftig als E-Rechnung auszustellen – das betrifft direkt die aus der Sollstellung und der Service charge settlement erzeugten Dokumente.

Hinzu kommt die Pflicht zur GoBD-konformen Validierung und Archivierung: Eingehende wie ausgehende E-Rechnungen müssen revisionssicher aufbewahrt werden.

E-Rechnung im SAP-RE-FX-Kontext

Die Herausforderung liegt darin, beide Richtungen – Eingang und Ausgang – in die bestehenden Finanzprozesse zu integrieren, ohne sie umzubauen. Genau dafür haben wir leicht integrierbare Cloud-Services entwickelt: Über den Cloud Invoice Conversion Service (CICS) und den Cloud Billing Conversion Service (CBCS) werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen automatisch in die Formate ZUGFeRD und XRechnung gewandelt – per REST-API, mit Standard-Implementierung in SAP-Systeme (ECC, S/4HANA private und cloud) und inklusive GoBD-konformer Validierung und Archivierung. Alle Details dazu finden Sie auf unserer Seite zur E-Rechnung in der Immobilienverwaltung.

Der Charme dieses Ansatzes: Ihre Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter ändern ihre gewohnten Abläufe nicht – die Konvertierung läuft im Hintergrund, ohne Eingriff in bestehende Workflows und ohne IT-Großprojekt. Auch im Zusammenspiel mit der SmartDocs Suite, über die Abrechnungen und Korrespondenz zentral versendet werden, lässt sich die E-Rechnung sauber einbinden.

Fazit

Die E-Rechnung ist für gewerblich vermietende Immobilienunternehmen keine Option, sondern ein Fahrplan mit festen Daten: empfangen ab 2025, versenden ab 2027 beziehungsweise 2028. Wer Eingang und Ausgang früh in strukturierte Formate überführt und die Archivierung GoBD-konform aufsetzt, ist vorbereitet, statt unter Zeitdruck zu reagieren. Wo Ihr Unternehmen heute steht, zeigt der RE-FX Reifegrad Self-Check.

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen fachlichen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Maßgeblich ist der jeweils aktuelle Rechtsstand.

Häufige Fragen

Is a PDF invoice an e-invoice? Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 vorliegen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht.

Ab wann müssen Vermieter E-Rechnungen empfangen können? Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können.

Welche Formate sind in Deutschland maßgeblich? XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) – beide entsprechen der Norm EN 16931.