Nicht jede gestellte Miete geht pünktlich ein. Was dann folgt, ist das Mahnwesen – der Prozess, der aus überfälligen Forderungen strukturierte Mahnungen macht. In SAP RE-FX gibt es dafür keinen eigenen Inselprozess: Das Modul nutzt das bewährte SAP-Mahnwesen der Finanzbuchhaltung, ergänzt um immobilienspezifische Steuerungsmöglichkeiten. Dieser Artikel zeigt, wie beides zusammenspielt.

 

Der Ausgangspunkt: offene Posten aus der Sollstellung

Jede Mahnung beginnt mit einer Forderung. Die Sollstellung bucht die monatlichen Mietforderungen gegen den Debitor und schreibt offene Posten auf dem Geschäftspartnerkonto fort. Zahlt der Mieter nicht, bleibt der Posten offen und wird mit Zeitablauf überfällig. Genau diese überfälligen offenen Posten sind das Material, mit dem das Mahnwesen arbeitet.

 

Das SAP-Mahnwesen im Kern

Das Mahnen läuft automatisiert über das SAP-Mahnprogramm. Es selektiert die fälligen offenen Posten der Geschäftspartnerkonten, deren überfällige Posten einen Sollsaldo ergeben, ermittelt für jedes Konto die zutreffende Mahnstufe und erzeugt den Mahnbrief. Die ermittelten Mahndaten werden auf den betroffenen Posten und Konten gespeichert.

Zwei Begriffe sind dabei zentral. Das Mahnverfahren definiert, wie gemahnt wird – insbesondere die Staffel der Mahnstufen, die sich aus den Verzugstagen ergeben (optional auch betrags- oder umsatzbezogen). Der Mahnbereichuntergliedert das Mahnwesen organisatorisch innerhalb eines Buchungskreises, sodass sich Posten getrennt mahnen lassen. Neben dem automatischen Massenlauf ist auch die Einzelmahnung eines bestimmten Debitors möglich.

Was RE-FX spezifisch beisteuert

Im Immobilienkontext kommen Besonderheiten hinzu, die über das reine FI-Mahnwesen hinausgehen:

Mahnsperren auf dem Mietvertrag werden berücksichtigt – etwa wenn ein Vertrag aufgrund einer Vereinbarung oder eines laufenden Klärungsfalls vorübergehend nicht gemahnt werden soll.

Fortschreibung der Mahnstufe auf den Mietvertrag. Über die Mietvertragsgruppierung lässt sich steuern, dass die höchste ermittelte Mahnstufe nicht nur auf den Debitor, sondern auf den Mietvertrag selbst geschrieben wird – ein praktischer Vorteil, wenn ein Debitor mehrere Verträge hat.

Mehrere Vertragspartner. Neben dem debitorischen Hauptmieter können je nach Konstellation weitere Beteiligte zu mahnen sein – etwa Zuschussgeber oder Bürgen.

Versand und Korrespondenz

Wie eine Mahnung den Mieter erreicht, steuert der Stammsatz des Debitors: ob gedruckt, per E-Mail oder per Fax. Die Mahnformulare werden im Customizing je Mahnverfahren und Mahnstufe zugeordnet. Damit ist die technische Strecke vollständig – von der überfälligen Forderung bis zum versendeten Mahnschreiben.

Den Mahnstatus im Griff behalten

Bei einem großen Bestand ist die eigentliche Herausforderung nicht der Mahnlauf, sondern der Überblick: Welche Mahnstufe hat welcher Mieter erreicht, was wurde wann versendet, wo ist ein Neuversand nötig? Im Standard ist das mühsam nachzuhalten. Unsere SmartDocs Suite bündelt genau das in einem zentralen Monitor – jede Mahnung mit Statusampel und Belegfluss, Neuversand in Sekunden, direkt aus SAP RE-FX. Wer die beteiligten Partner sauber pflegen will, findet die Grundlagen im Artikel zum SAP Geschäftspartner in RE-FX.

Fazit

Das Mahnwesen in RE-FX ist die konsequente Fortsetzung der Sollstellung: Aus der gebuchten Forderung wird bei Zahlungsverzug eine strukturierte Mahnung. Technisch trägt das Standard-SAP-Mahnwesen den Prozess, die immobilienspezifischen Hebel – Mahnsperren, Mahnstufe am Vertrag, mehrere Partner – machen ihn passgenau. Wer Mahnverfahren und Korrespondenz sauber aufsetzt, reduziert Außenstände, ohne die Mieterbeziehung unnötig zu belasten.

Häufige Fragen

Hat SAP RE-FX ein eigenes Mahnwesen? Nein, RE-FX nutzt das Standard-SAP-Mahnwesen der Finanzbuchhaltung auf die offenen Posten der Debitoren – ergänzt um immobilienspezifische Steuerungen wie Mahnsperren am Vertrag.

Was ist eine Mahnstufe? Die Mahnstufe richtet sich nach den Verzugstagen eines offenen Postens (optional auch nach Betrag oder Umsatz) und bestimmt, welches Mahnschreiben erzeugt wird. Pro Mahnverfahren lassen sich mehrere Stufen hinterlegen.

Kann ich einzelne Mieter vom Mahnlauf ausnehmen? Ja, über Mahnsperren auf dem Mietvertrag oder dem Konto werden betroffene Posten vom Mahnlauf ausgenommen.