Die Sollstellung ist der Herzschlag des operativen Immobilienmanagements in SAP RE-FX. Monat für Monat verwandelt sie die im Vertrag hinterlegten Konditionen in echte Forderungen gegen den Mieter. Wer versteht, wie aus einer Kondition eine Buchung wird, versteht den zentralen Finanzprozess von RE-FX. Dieser Artikel erklärt den Ablauf, die Voraussetzungen und die wichtigsten Stolpersteine.

 

Von der Kondition zum Finanzstrom

Alles beginnt mit den Konditionen auf dem Immobilienvertrag – etwa Grundmiete, Nebenkostenvorauszahlung oder Stellplatzmiete. Aus diesen Konditionen erzeugt RE-FX automatisch einen Finanzstrom: eine Vorschau aller künftigen Buchungen in Form von sogenannten Plansätzen. Diese Plansätze sind zunächst nur eine Planung – sie sind im System mit dem Kennzeichen „P“ versehen und noch nicht gebucht.

Erst die Sollstellung macht aus den Plansätzen echte Buchungen. Sie selektiert alle fälligen, noch nicht gebuchten Plansätze, führt für jeden eine Kontenfindung durch und erzeugt eine Soll- und Haben-Buchung im Finanzwesen. Aus dem Plansatz wird ein Istsatz, aus der Planung eine offene Forderung auf dem Debitorenkonto.

 

Der periodische Buchungslauf

Durchgeführt wird das über die periodische Buchung – für Verträge mit der Transaktion RERAPP. Der Lauf bucht die wiederkehrenden Forderungen pro Vertrag gegen den jeweiligen Debitor. Dabei berücksichtigt RE-FX die Art des Mietverhältnisses (Eigen- oder Fremdnutzung), und Mietminderungen, die je Konditionsart hinterlegt sein können, werden als Gutschrift verbucht.

Ein verwandter Lauf betrifft den Leerstand: Über RERAVP bucht das System kalkulatorische Leerstandskosten für nicht vermietete Mietobjekte gegen die Leerstandskostenstelle. Mehr dazu in unserem Artikel zur Leerstandsverwaltung in RE-FX.

Die Codes für alle Buchungsprozesse finden Sie gebündelt in der Übersicht der RE-FX Transaktionscodes.

 

Voraussetzungen für einen sauberen Lauf

Ein Buchungslauf läuft nur dann fehlerfrei, wenn die Objekte ihn auch zulassen. Drei Bedingungen sind zentral: Der Vertrag muss aktiv sein und die Mietobjekte müssen freigegeben sein. Es dürfen keine Kontierungssperre(Systemstatus KTSP) und keine Löschvormerkung (LÖVM) gesetzt sein. Und es müssen tatsächlich Plansätze im Finanzstrom vorhanden sein, also gepflegte Konditionen.

Klingt selbstverständlich, ist in der Praxis aber die häufigste Fehlerquelle: Ein versehentlich gesperrter Vertrag oder ein nicht freigegebenes Mietobjekt taucht im Buchungsprotokoll als Fehler auf – und der zugehörige Mieter wird schlicht nicht belastet. Die saubere Pflege der zugrunde liegenden Stammdaten zahlt sich hier unmittelbar aus.

 

Simulieren, buchen, stornieren

Ein wesentlicher Komfort der Sollstellung: Jeder Lauf lässt sich simulieren, bevor er echt bucht. So sehen Sie das Ergebnis und etwaige Fehler, ohne dass ein Beleg entsteht. Nach dem echten Lauf liefert ein Buchungs- und Fehlerprotokoll jederzeit Auskunft über den Status, und fehlerhafte oder versehentliche Läufe lassen sich stornieren. Dieser dreistufige Sicherheitsgurt – simulieren, buchen, bei Bedarf stornieren – macht den Massenprozess beherrschbar.

 

Wo der Standard an Grenzen kommt

Die Buchungslogik des Standards ist robust. Schwieriger wird es bei der Kommunikation rund um die Buchung: Avise, Korrespondenz und der Überblick darüber, was wann an wen versendet wurde, sind im Standard schwer im Griff zu behalten. Genau dort setzt unsere SmartDocs Suite an – mit einem zentralen Monitor, Statusampel und Belegfluss direkt aus SAP RE-FX. Aus den gebuchten Forderungen werden dann wiederum überfällige Posten, die das Mahnwesenverarbeitet.

 

Zusammengefasst

Die Sollstellung übersetzt die statischen Konditionen eines Vertrags in den dynamischen Strom der monatlichen Forderungen. Wer den Weg von der Kondition über den Finanzstrom bis zur Buchung versteht – und die Voraussetzungen sauber hält –, hat den wichtigsten Finanzprozess von RE-FX im Griff. Wie gut Ihre Prozesse hier aufgestellt sind, zeigt unser RE-FX Reifegrad Self-Check.

 

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Finanzstrom und Sollstellung? Der Finanzstrom ist die Vorschau künftiger Buchungen (Plansätze) aus den Konditionen. Die Sollstellung bucht die fälligen Plansätze tatsächlich ins Finanzwesen und macht aus Plansätzen Istsätze.

Mit welcher Transaktion wird die Sollstellung durchgeführt? Für Verträge mit RERAPP (Periodisches Buchen: Verträge). Für kalkulatorische Leerstandskosten zu Mietobjekten mit RERAVP.

Kann ich einen Buchungslauf rückgängig machen? Ja. Läufe lassen sich vorab simulieren und nach dem Buchen bei Bedarf stornieren; ein Buchungs- und Fehlerprotokoll dokumentiert jeden Lauf.