Wir sind darauf spezialisiert bei technologischen Hürden im Bereich RE-FX als zuverlässiger SAP-Partner an Ihrer Seite zu stehen. Ein Kerngebiet unserer Arbeit: Mehr Transparenz und Automatisierung in Sachen Mieterkommunikation! Falls bei Ihnen noch Rechnungen im PDF-Format herumschwirren, haben wir eine schnell integrierbare Lösung für die Konvertierung ins ZUGFeRD-Format.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und beschreibt ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einem menschenlesbaren PDF-Dokument. Diese duale Struktur erleichtert Unternehmen die effiziente Verarbeitung von Rechnungen, da die manuelle Dateneingabe entfällt. Besonders für B2B-Unternehmen bringt ZUGFeRD erhebliche Vorteile, da es den Rechnungsprozess beschleunigt und Fehler reduziert. Obwohl ZUGFeRD bereits ein etablierter Standard ist, wird die durchgehende Nutzung ab 2025 obligatorisch sein.
Die Herausforderung der Konvertierung
Viele Unternehmen verwenden nach wie vor PDF-Rechnungen, da sie weit verbreitet und leicht zu erstellen sind. Die Herausforderung liegt darin, diese PDFs in das ZUGFeRD-Format zu konvertieren, um die genannten Vorteile nutzen zu können. Hier kommen spezielle Tools ins Spiel, die diesen Konvertierungsprozess automatisieren. Unser Tool ist cloudbasiert und bietet genau diese Funktionalität.
Unser Cloud Invoice Conversion Service (CICS)
Unsere Lösung für die Konvertierung von PDF-Rechnungen in das ZUGFeRD-Format ist innovativ und cloudbasiert. Kunden können unser Konvertierungstool nach einem Pay-per-Use-Modell nutzen, das heißt, sie zahlen nur für die tatsächlich genutzten Dienste.
Unser Tool ist nahtlos in das SAP-System des Kunden integriert, unabhängig davon, ob es sich um SAP ERP on Premise, S/4HANA oder eine andere Version handelt. Diese Integration erfolgt über eine API, die eine schnelle und reibungslose Konvertierung ermöglicht. Mit unserem Cloud-Tool können Sie den Übergang zu elektronischen Rechnungen problemlos und effizient gestalten, ohne umfangreiche Änderungen an Ihren bestehenden Systemen vornehmen zu müssen.
Die Konvertierung von PDF-Rechnungen in das ZUGFeRD-Format ist kein aufwändiges IT-Projekt und das wollen wir Ihnen auch nicht so verkaufen. Denn wir bieten Lösungen und keine Baustellen. Es kann aber eine gute Gelegenheit sein, ihre Dokumentenprozesse in der Mieterkommunikation auf den Prüfstand zu stellen und zu schauen, wo es Potenziale gibt.
Dabei ist der Cloud Invoice Conversion Service (CICS) passgenau in unsere Eigenentwicklung SmartDocs integriert. SmartDocs und CICS sind das perfekte Match für den automatisierten Versand von typischen FI-Formularen wie Nebenkostenabrechnungen, Lastschriftankündigungen, Mahnungen und Ausgangsrechnungen. Sie finden in EINEM Prozessmonitor die Übersicht über ihre Korrespondenzen und sehen sofort, welche Vorgänge schon stattgefunden haben.
SmartDocs ist im RE-FX bei namhaften Handelsunternehmen erfolgreich im Einsatz und sorgt für Transparenz und eine Senkung des Arbeitsaufwands. Mit der Unterstützung der REexpect GmbH und unserem Cloud-basierten Konvertierungstool können Sie den Übergang zum ZUGFeRD-Format reibungslos gestalten. Nutzen Sie die Chance!
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