Leerstand kostet – auch wenn keine Rechnung kommt. Eine nicht vermietete Einheit bringt keine Miete, verursacht aber weiterhin Kosten und entgangene Erlöse. SAP RE-FX macht diesen Effekt sichtbar und buchhalterisch greifbar, statt ihn im Datenrauschen verschwinden zu lassen. Dieser Artikel zeigt, wie Leerstand in RE-FX erfasst, bewertet und ausgewertet wird.

 

Wann ein Mietobjekt als leer gilt

Die Logik ist einfach: Ein Mietobjekt gilt als vermietet, sobald ihm ein gültiger Immobilienvertrag zugeordnet ist. Fehlt dieser Vertrag, steht das Objekt leer. Damit ist der Leerstand keine separate Erfassung, sondern ergibt sich unmittelbar aus dem Zustand der Stammdaten – konkret aus dem Verhältnis von Mietobjekt und Vertrag. Wie ein Mietobjekt gepflegt wird, beschreibt der Artikel SAP RE-FX: Mieteinheit pflegen (ME).

Den Leerstandsgrund dokumentieren

Nicht jeder Leerstand ist gleich. RE-FX erlaubt es, zu einem leerstehenden Objekt einen Leerstandsgrund zu hinterlegen – etwa Modernisierung, geplanter Abriss, Vermarktung oder struktureller Leerstand. Diese Differenzierung ist mehr als Dokumentation: Sie ist die Grundlage für aussagekräftige Auswertungen, weil sie erklärbaren von problematischem Leerstand trennt.

Kalkulatorische Leerstandskosten buchen

Der entscheidende buchhalterische Mechanismus ist die periodische Buchung zu leerstehenden Mietobjekten. Über die Transaktion RERAVP bucht RE-FX kalkulatorische Leerstandskosten gegen eine eigens definierte Leerstandskostenstelle. Damit wird der Leerstand im Controlling sichtbar: Statt nur als fehlende Einnahme aufzutauchen, wird er als kalkulatorische Position geführt und lässt sich gezielt auswerten und steuern.

Dieser Lauf ist das Gegenstück zur regulären Sollstellung: Während RERAPP die Forderungen aus vermieteten Verträgen bucht, bildet RERAVP die kalkulatorische Last der nicht vermieteten Objekte ab. Beide Codes finden Sie in der Übersicht der RE-FX Transaktionscodes.

Leerstand auswerten und steuern

Sind Leerstand und Leerstandsgrund sauber gepflegt, liefert das Informationssystem von RE-FX die Auswertungen: Belegungs- und Leerstandslisten lassen sich stichtags- oder zeitraumbezogen anzeigen, Leerstandsquoten ermitteln und nach Objekten oder Gründen gruppieren. Aus einer reinen Bestandsinformation wird so eine Steuerungsgröße – die Basis für Entscheidungen über Vermarktung, Sanierung oder Portfoliobereinigung. Diese Controlling-Sicht ist eng mit dem kaufmännischen Immobilienmanagement in FI und CO verzahnt.

In Kürze

Leerstandsverwaltung in RE-FX heißt, eine unsichtbare Kostengröße sichtbar zu machen. Indem das System leerstehende Objekte erkennt, Leerstandsgründe dokumentiert und kalkulatorische Kosten gegen die Leerstandskostenstelle bucht, wird aus „da ist gerade nichts vermietet“ eine messbare, steuerbare Kennzahl. Wie gut Ihr System Leerstand heute abbildet und auswertet, lässt sich mit unserem RE-FX Reifegrad Self-Check in wenigen Minuten einordnen.

Häufige Fragen

Wann gilt ein Mietobjekt in RE-FX als leerstehend? Sobald ihm kein gültiger Immobilienvertrag zugeordnet ist. Der Leerstand ergibt sich damit direkt aus dem Verhältnis von Mietobjekt und Vertrag.

Wie werden Leerstandskosten gebucht? Über die periodische Buchung zu leerstehenden Mietobjekten (RERAVP), die kalkulatorische Leerstandskosten gegen die Leerstandskostenstelle bucht.

Wozu dient der Leerstandsgrund? Er differenziert die Ursache des Leerstands (z. B. Modernisierung, Vermarktung, struktureller Leerstand) und ist die Grundlage für aussagekräftige Auswertungen und Leerstandsquoten.