Soll ich´s wirklich machen oder lasse ich´s lieber sein? Das fragt sich nicht nur Fettes Brot, sondern das fragen sich auch Immobilienverwaltungen, wenn es darum geht, Optimierungs- bzw. Automatisierungsprojekte in RE-FX zu starten. Wir haben uns dieser Frage ausführlicher gewidmet.

 

Was muss RE-FX leisten?

Eine Verwaltungssoftware für das Immobilienmanagement muss eine breite Palette nützlicher Funktionalitäten an Bord haben. Es gilt:

• Informationen individuell aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen
• die Software nach aktuellen Anforderungen anpassen zu können
• die Buchhaltung in das Rechnungswesen zu integrieren
• Planungen auf Immobilienobjekte durchführen zu können
• Kosten auf verschiedenen Stellen/Objekte aufzuteilen und abzurechnen
• uvm.

Bei allen genannten Punkten sind unterschiedliche Akteure wie Interessenten für Grundstücke, Planer, Kommunen, Arbeitskräfte, Nutzer, Verwalter, Entsorger sowie Banken und Versicherungen zu berücksichtigen. Aufgrund der komplexen Prozessstruktur ist die Motivation von wachsenden Immobilienverwaltungen/Unternehmen mit immobilienbezogenen Prozessen verständlicherweise groß, den manuellen Aufwand zu drosseln und gleichzeitig Transparenz zu gewährleisten. In Bezug auf Letzteres muss die Software ebenso die Standards der Rechnungslegung, sowie die compliance- und datenschutzrechtlichen Vorschriften einhalten. Ist das alles möglich bei einem hohen manuellen Aufwand?

Unsere Erfahrung – auch im Bereich von P2P- und O2C-Prozessen (Kernkompetenz der Consult-SK GmbH) – hat gezeigt, dass manueller Aufwand eine höhere Fehlerquote mit sich bringt. Fehler, die durch falsche Eingaben oder durch das Arbeiten am System vorbei. Hinzu kommen Fehler in Form von ungenutzten Geschäftsvorteilen aufgrund verzögerter Bearbeitung. Aber werfen wir zunächst einen Blick auf das, was der Standard kann.

 

RE-FX im SAP Standard: Leistungsfähigkeit und Ausblick

Die Abbildung von Immobilienmanagement-Prozessen – auf Basis der Workflow-Steuerung – auch mit Hilfe von Fiori-Apps (z. B. Auftragsannahmen von Handwerksbetrieben oder Erledigungsmeldungen an Mietparteien) sind im Standard vorhanden. Ebenso kann die Erfassung von ESG-konformen Daten durch ein Zusatz-Modul realisiert werden.

Die Anlage der Stamm- und Vertragsdaten kann manuell durch die Anwender oder automatisiert erfolgen, abhängig von Datenmenge und -komplexität. Anschließend findet die prozessorientierte Buch­haltung mit der Sollstellung, dem Rechnungs­druck, Zahl- und Mahnlauf statt. Diese Datenläufe sind simulier-, stornier- und wiederholbar. Ein wichtiges Feature des RE-FX Moduls ist die automatisierte Anpassung von Konditionen. RE-FX kann Anpassungen, z.B. bezogen auf Staffelmieten, Mietspiegel oder Indexmietvereinbarungen automatisiert durchführen.

In puncto Benutzerfreundlichkeit und Mobilität ist S/4HANA mit über 15.000 Apps in der Fiori Library innovativ unterwegs. Nichtsdestotrotz arbeitet SAP bereits am Nachfolger. Durch eine strategische Partnerschaft zwischen SAP und Planon soll zukünftig die Lösungen für Immobilienmanagement und intelligentes Gebäudemanagement mit den marktführenden ERP-Funktionen von SAP verbinden:

„Für Kunden entsteht dadurch ein Mehrwert im gesamten Unternehmen, einschließlich verbesserter Compliance und IoT-gestützter Geschäftseinblicke und Automatisierung. Darüber hinaus profitieren sie von einer straffen Lösungsintegration, die einen besseren Betrieb in Abteilungen bietet, die an der Verwaltung, Wartung und Unterstützung von Immobilieneinrichtungen wie Finanzen, Einkauf, Rechnungswesen, HR und geschäftsspezifische Funktionen wie Immobilien- und Facility Management beteiligt sind. Die SAP Business Technology Platform wird als zentrale Integrationsplattform für die neuen kombinierten Lösungen dienen.“

 

Fazit: Mehr Zeit für qualitative Tätigkeiten

Bei all den offensichtlichen Vorteilen im Standard muss berücksichtigt werden, dass RE-FX aufgrund des Projektumfangs eine spezifische Zielgruppe hat. Eine Hausverwaltung mit weniger als 1.000 Einheiten wird nicht zwangsläufig SAP S/4 HANA RE-FX benötigen, aber bei einem Großkonzern überwiegen die Kosteneinsparungen/die Schonung der Ressourcen die Opportunitätskosten. Neben der Anzahl der Mieteinheiten hängt die Entscheidung „Automatisierung – ja oder nein?“ von den Zielsetzungen der Organisation sowie von der Datenqualität/-aktualität sowie der Feinkörnigkeit der Prozesse ab.

Ein Gedanke ist hier noch zu ergänzen: Auch wenn der Automatisierungs-Wille da ist, lässt sich leider nicht immer alles automatisieren. Prozesse oder Sachbearbeitungsschritte, die äußerst selten anfallen oder besonders individuell gehandhabt werden, bleiben häufig manuell. Unserer Erfahrung nach greift hier die altbekannte 80/20-Regel aus der Ökonomie sehr gut: Mit 20 % seiner Leistungen lassen sich 80 % der Verwaltungstätigkeiten automatisiert erledigen. Das schafft Raum für qualitative und somit wertschöpfende Tätigkeiten.