Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Dies erleichtert die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung und reduziert Fehler sowie den administrativen Aufwand.
Warum ZUGFeRD und XRechnung verwenden?
In Deutschland werden zukünftig ZUGFeRD und XRechnung verstärkt genutzt, um den elektronischen Rechnungsaustausch effizienter und standardisierter zu gestalten. Beide Formate entsprechen den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den öffentlichen Sektor verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Formaten liegt in ihrer Zielgruppe und Struktur.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist das vorgeschriebene Format für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland und fokussiert sich auf eine reine XML-Datenstruktur ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine menschenlesbare PDF-Version der Rechnung enthält. Es bietet somit mehr Flexibilität und eignet sich sowohl für den B2B-Bereich als auch für den öffentlichen Sektor.
Warum sollten Immobilienverwaltungen auf ZUGFeRD und XRechnung umsteigen?
Für Immobilienverwaltungen ist es vorteilhaft, bereits jetzt ZUGFeRD und XRechnung zu nutzen und entsprechende Softwarelösungen zu integrieren, obwohl ab dem 1.1.2025 gemäß Wachstumschancengesetz zunächst nur der Rechnungseingang die Formate erkennen muss. Durch frühzeitige Implementierung können Immobilienverwaltungen sich einen Wettbewerbsvorteil sichern, indem sie ihre Prozesse schon jetzt optimieren und automatisieren. Die Integration dieser Formate ermöglicht effizientere Arbeitsabläufe, reduziert Fehlerquellen und spart Zeit bei der Rechnungsverarbeitung. Außerdem verbessert die Nutzung von ZUGFeRD und XRechnung die Zusammenarbeit mit Auftraggebern und Geschäftspartnern, die zunehmend auf elektronische Rechnungen setzen. Langfristig schafft dies eine solide Grundlage, um zukünftige gesetzliche Anforderungen problemlos zu erfüllen und die Digitalisierung der Verwaltung zu beschleunigen.
ZUGFeRD und XRechnung
Einlesen, Zuordnen und Erstellen – unsere Cloud-Lösungen
E-Rechnungen in der BTP-Cloud verarbeiten
Um den Anforderungen des digitalen Rechnungsaustauschs gerecht zu werden, bieten wir zwei speziell entwickelte Cloud-Lösungen an, die über eine REST-API die eingehenden ZUGFeRD- und XRechnung-Dokumente aus Ihrem System erfassen. Unser Service, der Cloud Invoice Conversion Service (CICS), ist vollständig in die SAP BTP-Cloud integriert und gewährleistet sowohl hohe Datensicherheit als auch schnelle Verarbeitung der empfangenen Rechnungsdaten. CICS kann ZUGFeRD- und XRechnung-Formate verarbeiten und anhand der Metadaten automatisch den richtigen Ansprechpartner oder die entsprechende Abteilung zuweisen.
Durch die gesetzliche Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung wird die Lebensdauer klassischer OCR-Technologien verkürzt, da CICS die Erkennung dieser Daten bereits integriert hat. Dies bedeutet, dass keine Bildverarbeitung mehr nötig ist. So lange PDF-Rechnungen noch verwendet werden, können Sie CICS weiterhin in Kombination mit Ihrer bestehenden OCR-Lösung einsetzen.
ZUGFeRD und XRechnung im Pay-per-Use-Verfahren generieren
Nachdem der Rechnungseingangsprozess optimiert wurde, stellt sich die nächste Frage: Wie erstellen Sie selbst ZUGFeRD- und XRechnung-Dokumente für Ihren Rechnungsausgang? Hier hilft unsere zweite Lösung, das Cloud Billing Conversion Tool (CBCS). Es ermöglicht Ihnen, Rechnungen wie gewohnt zu erstellen und übernimmt für Sie die Umwandlung in das elektronische Format.
Beide BTP-Lösungen bieten dabei mehrere Vorteile: Sie sind schnell einsatzbereit, erfordern minimalen Aufwand in Ihrem Unternehmen und verursachen kalkulierbare Kosten ab 299 EUR monatlich im Pay-per-Use-Modell. Dies bietet Ihnen nicht nur Effizienz, sondern auch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
CICS | CBCS zählen zu unseren SmartDocs Services, die sich optimal mit SmartDocs Suite kombinieren lassen. Auf diese Weise verknüpfen sich automatisiert alle üblichen FI-Dokumente in ihrem SAP und sie können diese leichter finden, sind compliant unterwegs und in der Lage Korrespondenz gebündelt zu versenden.
Demo-Video vom TAC Insights Immobilienkongress 2024
CBCS lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren, unabhängig davon, ob Sie SAP oder eine andere ERP Lösung nutzen. Über unsere flexible API können wir problemlos in ihre Lösung eingebunden werden, was eine schnelle und reibungslose Konvertierung ermöglicht. Mit unserem cloudbasierten Webservice gestalten Sie den Übergang zu elektronischen Rechnungen einfach und effizient. Die Implementierung erfolgt direkt durch Sie, was maximale Kontrolle und Anpassungsfähigkeit gewährleistet – ohne umfangreiche Änderungen an Ihren Systemen vornehmen zu müssen. Und das Beste: Sie zahlen nur, was Sie nutzen – dank unserem Pay-per-Use-Modell!
- Einfache und schnelle Integration in jede bestehende Lösung, dank REST API
- Standardmäßige Implementierung in SAP-Systeme (ECC, S/4HANA private und cloud edition)
- Maximale Kontrolle durch eigenständige Implementierung
- Flexibles Preismodell: Pay-per-Use
Implementierung der E-Rechnung in SAP RE-FX
Schritte zur Implementierung der E-Rechnung in SAP RE-FX
Die Implementierung der E-Rechnung in SAP RE-FX ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung und Automatisierung Ihres Immobilienmanagements. Hier sind die wesentlichen Schritte, um diesen Prozess erfolgreich umzusetzen.
1. Analyse der aktuellen Prozesse Bevor Sie mit der Implementierung beginnen, sollten Sie eine gründliche Analyse Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse durchführen. Identifizieren Sie manuelle Arbeitsschritte, die durch die E-Rechnung automatisiert werden können.
2. Auswahl des passenden Formats Es gibt verschiedene Formate für E-Rechnungen, wie ZUGFeRD oder XRechnung. Wählen Sie das Format, das am besten zu Ihren Anforderungen und den gesetzlichen Vorschriften passt.
3. Anpassung von SAP RE-FX Passen Sie Ihr SAP RE-FX System an, um E-Rechnungen zu erstellen und zu verarbeiten. Dies kann die Konfiguration von Workflows, Benachrichtigungen und Genehmigungsprozessen umfassen.
4. Schulung der Mitarbeiter Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit den neuen Prozessen vertraut sind. Schulungen und Workshops können helfen, die Akzeptanz und das Verständnis für die E-Rechnung zu fördern.
5. Testphase und Rollout Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass die E-Rechnungen korrekt erstellt und verarbeitet werden. Nach erfolgreichen Tests können Sie die E-Rechnung schrittweise im gesamten Unternehmen einführen.
6. Monitoring und Optimierung Überwachen Sie den Prozess kontinuierlich und optimieren Sie ihn bei Bedarf. Nutzen Sie die Berichte und Analysen in SAP RE-FX, um die Effizienz Ihrer Rechnungsprozesse zu verbessern.
Mit der E-Rechnung in SAP RE-FX können Sie Ihre Rechnungsbearbeitung modernisieren und gleichzeitig Zeit und Kosten sparen.
Vorteile der E-Rechnung in SAP RE-FX für Ihr Unternehmen
Vorteile der E-Rechnung in SAP RE-FX für Ihr Unternehmen
Die Einführung der E-Rechnung in SAP RE-FX bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die einfache Digitalisierung von Rechnungen hinausgehen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Ihr Unternehmen durch die Nutzung der E-Rechnung in SAP RE-FX erzielen kann.
1. Effizienzsteigerung Durch die Automatisierung von Rechnungsprozessen werden manuelle Eingriffe minimiert, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führt. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, anstatt Zeit mit der manuellen Bearbeitung von Rechnungen zu verbringen.
2. Kostenreduktion Die E-Rechnung eliminiert die Notwendigkeit für Papier, Druck und Postversand. Dies führt zu direkten Kosteneinsparungen und reduziert gleichzeitig den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens.
3. Schnellere Zahlungszyklen Mit der E-Rechnung können Rechnungen schneller erstellt und versendet werden, was zu schnelleren Zahlungszyklen führt. Dies verbessert die Liquidität und ermöglicht eine bessere finanzielle Planung.
4. Verbesserte Genauigkeit Automatisierte Prozesse reduzieren die Fehlerquote bei der Rechnungsbearbeitung. Dies minimiert das Risiko von Zahlungsverzögerungen und Streitigkeiten mit Lieferanten.
5. Compliance und Sicherheit Die E-Rechnung in SAP RE-FX sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Anforderungen und Standards eingehalten werden. Elektronische Rechnungen sind fälschungssicher und bieten einen besseren Schutz vor Betrug.
6. Transparenz und Nachverfolgbarkeit SAP RE-FX bietet umfassende Reporting- und Analysefunktionen, die eine vollständige Transparenz und Nachverfolgbarkeit aller Rechnungen ermöglichen. Dies erleichtert das Monitoring und die Optimierung Ihrer Rechnungsprozesse.
7. Integration und Skalierbarkeit Die E-Rechnungslösung lässt sich nahtlos in bestehende SAP-Systeme integrieren und kann leicht skaliert werden, um den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Nutzen Sie die Vorteile der E-Rechnung in SAP RE-FX, um Ihre Rechnungsprozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.